使用软件管理复印、打印、扫描自动管理的好处是:
一、节省费用:每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置,比如禁止彩色复印或彩色打印的权限,或限制印量等。刷卡才能打印出来,避免了打印出文件没人取或乱取的浪费,彩色打印还可以强制用黑白输出。
二、漫游打印:不装刷卡的话,发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用,要等用完才能输出打印件,去取打印件时,如果发现复印机/打印机故障而换设备打印,容易出现原设备故障排除后,发生重复打印的问题。装了刷卡后,可到其它复印机/打印机(包括不同品牌)刷卡输出,重新打印的麻烦和重复打印的问题,都不会发生。
三、保密打印:打印文件刷卡才输出,输出时间可自由掌握,避免输出的文件遗留在打印设备上,造成的泄密。
四、扫描便捷又安全:复印机使用刷卡扫描到邮箱时,不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了,刷卡扫描可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的1个或N个邮箱,既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题,又解决了传统扫描到邮箱时,要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦,和设置复杂的问题,以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。(传统扫描到邮箱,人数多的时候、员工入职/离职的时候,设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐?供应商是不是怕麻烦,而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式?或者没有全部设置扫描到邮箱?甚至没有介绍出租的复印机可以扫描?甚至说出租的复印机不能扫描?)
五、自动统计:通过软件管理刷卡复印、刷卡打印,每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量,都自动统计到系统后台的账户,一张都跑不了,可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计,成本的细分不仅能到部门,还能精确到个人。
六、统计准确:使用量以系统管理后台的记录为准(掌握在用户手里),而不是以复印机的计数器为准(掌握在服务商手里),彻底解决租赁或全包服务中,不良供应商虚增使用量(调高计数器)的问题。
七、内容监控:可监控打印的文件名,甚至打印内容、复印内容,有效控制私用。
八、防网络阻塞:打印采用网络共享方式,打印数据先传到服务器上,刷卡时才传到打印机,不像网络打印,打印数据直接传到打印机上,在打印量大,或瞬间打印量大时,可能会阻塞网络。